Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ CloudBox

Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình quét, nhận dạng và chuyển tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử có cấu trúc, kèm siêu dữ liệu để tra cứu. Kết quả là một kho lưu trữ điện tử tập trung, tìm kiếm bằng từ khóa thay vì lục hồ sơ giấy, và chia sẻ được theo phân quyền.

Với cơ quan nhà nước và doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ theo quy định, việc số hóa tuân theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ, quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Khang Thị Group triển khai số hóa theo đúng tiêu chuẩn này.

CloudBox thu nhận tài liệu từ máy scan, máy tính hoặc đồng bộ hàng loạt cả cấu trúc thư mục; lưu trữ không giới hạn kèm lịch sử phiên bản; phân quyền chia sẻ theo người dùng, nhóm và phòng ban; đồng thời thống kê số lượng và tình trạng sử dụng tài liệu để phục vụ quản trị.

Doanh nghiệp tiết kiệm không gian và chi phí bảo quản hồ sơ giấy, tìm kiếm tài liệu nhanh và chính xác hơn tra cứu thủ công, truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi để làm việc từ xa, và nắm được số liệu thống kê về tình trạng sử dụng tài liệu trong toàn tổ chức.

Khảo sát và phân loại khối tài liệu, chuẩn bị hồ sơ (tháo ghim, làm phẳng, đánh số), quét theo chuẩn kỹ thuật, nhận dạng ký tự và gắn siêu dữ liệu, kiểm tra đối chiếu chất lượng, cuối cùng nhập kho lưu trữ điện tử và phân quyền khai thác.