Lưu trữ và quản lý tài liệu doanh nghiệp hiệu quả với CloudBox
CloudBox là giải pháp ứng dụng công nghệ quét và nhận dạng văn bản tự động, sở hữu nhiều tính năng ưu việt, đáp ứng linh hoạt mọi nhu cầu lưu trữ và quản lý tài liệu của doanh nghiệp.
Phân loại và số hóa tài liệu
Cung cấp giải pháp sắp xếp, phân loại, số hóa và lưu trữ tài liệu với số lượng lớn cho doanh nghiệp, cơ quan nhà nước theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử - Thông tư hướng dẫn của BỘ NỘI VỤ, số 02/2019/TT-BNV
Thiết lập kho lưu trữ điện tử
Thiết lập kho lưu trữ tài liệu điện tử tập trung, tìm kiếm văn bản nhanh chóng với khả năng bảo mật tuyệt đối.
Giải pháp ứng dụng công nghệ nhận dạng văn bản, sở hữu nhiều tính năng ưu việt, đáp ứng linh hoạt mọi nhu cầu lưu trữ và quản lý tài liệu của doanh nghiệp
Lợi ích
Ứng dụng giải pháp số hóa tài liệu với CloudBox
Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung
Tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu và tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu vật lý
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng
Tìm kiếm tài liệu cần thiết nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn so với phương pháp tìm kiếm tài liệu thủ công truyền thống
Chia sẻ tài liệu linh hoạt và an toàn
Truy cập tài liệu cần thiết mọi lúc, mọi nơi, cải thiện khả năng làm việc linh hoạt từ xa, từ đó, nâng cao hiệu suất làm việc toàn doanh nghiệp
Thống kê chi tiết và trực quan
Nắm bắt cụ thể số lượng và tình trạng sử dụng các tài liệu doanh nghiệp, giúp cải thiện năng lực quản trị doanh nghiệp
Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung
Thu nhận tài liệu
Tích hợp máy scan upload tài liệu trực tiếp lên hệ thống
Tải tài liệu từ máy tính hay máy trạm lên hệ thống
Đồng bộ hàng loạt tài liệu và cấu trúc thư mục từ máy tính hay máy trạm lên CloudBox
Lưu trữ tài liệu
Lưu trữ không giới hạn
Lưu trữ và cập nhật mọi lịch sử phiên bản của tài liệu tại cùng vị trí
Quản lý tài liệu cá nhân
Kho dữ liệu cá nhân được lưu trữ và quản lý ngay trên hệ thống của doanh nghiệp
Phân quyền và chia sẻ thư mục, tài liệu cá nhân cho nhóm, phòng ban, người dùng cụ thể
Thiết lập kho tài liệu điện tử
Thiết lập kho tài liệu số dùng chung phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp
Phân loại tài liệu khoa học theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp
Truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng
Tìm kiếm theo từ khóa
Tìm kiếm nhanh theo từ khóa trong tên thư mục, tài liệu, theo thông tin các trường dữ liệu đã được bóc tách
Tìm kiếm toàn văn
Công nghệ nhận dạng văn bản OCR cho phép người dùng có thể tìm kiếm nội dung bất kỳ trong văn bản đã scan
Tìm kiếm nâng cao
Tìm kiếm theo loại tài liệu, mã barcode, theo thời gian
Chia sẻ tài liệu linh hoạt và an toàn
Phân quyền chi tiết
Phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng tới từng thư mục, từng tài liệu
Quản lý mượn trả tài liệu
Cho phép người dùng đăng ký mượn tài liệu trên kho lưu trữ khi không có quyền truy cập
Theo dõi tình trạng mượn trả tài liệu của người dùng
Đặt mật khẩu 2 lớp
Thiết lập mật khẩu 2 lớp tới từng thư mục, từng tài liệu
Bảo mật tuyệt đối
Thống kê chi tiết và trực quan
Báo cáo thống kê tài liệu
Báo cáo thống kê tổng quát và chi tiết về tài liệu theo thời gian, phòng ban, loại tài liệu hoặc theo người dùng